Zásady ochrany osobních údajů pro akce HAIRCAMP

Účinné od 1. září 2026

Tyto zásady vysvětlují, jak HAIRCAMP zpracovává osobní údaje při pořádání akcí, provozu webových stránek a budoucím provozu aplikace a jaká práva můžete v souvislosti se zpracováním uplatnit.

1. Kdo zpracovává vaše osobní údaje

   Pořadatelem akcí a správcem osobních údajů je:

   HAIRCAMP s.r.o.
   se sídlem Na Skalce 941/13, Smíchov, 150 00 Praha 5
   IČO: 09454161
   e-mail: info@haircamp.cz

   dále jen „HAIRCAMP“, „pořadatel“ nebo „správce“.

   Organizaci a produkci akcí zajišťuje:

   EXTROVERTS s.r.o.
   se sídlem Hvězdářská 512/4, Velká Chuchle, 159 00 Praha 5
   IČO: 03118134

   dále jen „EXTROVERTS“ nebo „organizátor a produkce“.

   EXTROVERTS zajišťuje jménem HAIRCAMP organizaci, produkci, administrativu a související komunikaci k akcím. Pokud při tom zpracovává osobní údaje jménem HAIRCAMP, činí tak jako zpracovatel na základě pokynů HAIRCAMP a odpovídající smlouvy. Správcem osobních údajů účastníků akcí zůstává HAIRCAMP, pokud není u konkrétní služby výslovně uvedeno jinak.

2. Na koho a na co se tyto zásady vztahují

   Tyto zásady se vztahují zejména na návštěvníky a účastníky akcí HAIRCAMP, kupující vstupenek, registrované uživatele, soutěžící, řečníky, vystupující, modely, vystavovatele, partnery, dodavatele, zástupce médií, zájemce o spolupráci a uživatele webových stránek a připravované aplikace HAIRCAMP.

   Zásady popisují zpracování osobních údajů v souvislosti s pořádáním fyzických i online akcí, registrací a prodejem vstupenek, komunikací s účastníky, marketingem, pořizováním fotografií a audiovizuálních záznamů, provozem webu a budoucím provozem aplikace HAIRCAMP.

3. Jaké údaje zpracováváme a proč

   Registrace, vstupenky a účast na akci

   Můžeme zpracovávat zejména jméno a příjmení, e-mailovou adresu, telefonní číslo, fakturační údaje, společnost nebo školu, pracovní pozici, identifikátor objednávky či vstupenky, zvolený typ vstupenky, údaje o platbě a údaje potřebné pro akreditaci a vstup na akci.

   Údaje zpracováváme za účelem vyřízení registrace nebo objednávky, uzavření a plnění smlouvy, vystavení vstupenky, kontroly vstupu, organizační komunikace, vyřízení změn a reklamací, vedení účetnictví a ochrany právních nároků.

   Právním základem je plnění smlouvy nebo provedení opatření před jejím uzavřením, plnění právních povinností a v odůvodněných případech oprávněný zájem HAIRCAMP na řádném uspořádání akce a ochraně svých práv.

   Pokud vstupenku pořizujete pro jinou osobu, odpovídáte za to, že jste ji o předání jejích údajů informovali a máte pro předání odpovídající právní důvod.

   Organizační požadavky a péče o účastníky

   Můžeme zpracovávat informace, které nám dobrovolně sdělíte v souvislosti s organizací akce, například požadavky na bezbariérový přístup, stravování, ubytování nebo jiné organizační potřeby. Údaje o zdravotním stavu nebo alergiích požadujeme pouze tehdy, je-li to nezbytné, a zpracováváme je na základě vašeho výslovného souhlasu nebo jiného použitelného právního důvodu.

   Vystupující, modelové, vystavovatelé, partneři a dodavatelé

   U osob, které se podílejí na programu nebo zajištění akce, můžeme zpracovávat identifikační a kontaktní údaje, profesní profil, fotografii, biografii, informace o vystoupení nebo prezentaci, smluvní a fakturační údaje a další údaje potřebné pro spolupráci.

   Právním základem je zejména jednání o smlouvě a její plnění, plnění právních povinností a oprávněný zájem na prezentaci programu, partnerů a účastníků akce.

   Dotazy, žádosti a komunikace

   Pokud nás kontaktujete, zpracováváme vaše kontaktní údaje a obsah komunikace, abychom mohli odpovědět, vyřídit požadavek a evidovat související komunikaci. Právním základem je plnění smlouvy, předsmluvní jednání nebo náš oprávněný zájem na vyřízení dotazů a ochraně práv.

   Soutěže a doprovodný program

   Při účasti v soutěži můžeme zpracovávat identifikační a kontaktní údaje, soutěžní příspěvek, údaje o výsledku a případně údaje potřebné k předání výhry. Podrobnosti, právní základ a případné zveřejnění výherce stanoví pravidla konkrétní soutěže.

   Obchodní sdělení a marketing

   Pokud nám udělíte souhlas, můžeme vám zasílat informace o budoucích akcích, programu, vstupenkách, partnerech a dalších aktivitách HAIRCAMP. Souhlas můžete kdykoliv odvolat prostřednictvím odkazu pro odhlášení v každém obchodním sdělení nebo e-mailem na info@haircamp.cz.

   Stávajícím zákazníkům můžeme v mezích právních předpisů zasílat nabídky vlastních obdobných akcí nebo služeb i bez zvláštního souhlasu. Proti takovému zasílání můžete kdykoliv bezplatně vznést námitku nebo se odhlásit.

   Vaše kontaktní údaje nepředáváme partnerům akce pro jejich vlastní marketing bez vašeho samostatného souhlasu nebo jiného odpovídajícího právního důvodu.

   Webové stránky

   Při návštěvě webu můžeme zpracovávat IP adresu, datum a čas přístupu, údaje o prohlížeči a zařízení, navštívené stránky, základní provozní záznamy a informace o udělených volbách cookies. Tyto údaje používáme k zabezpečení, provozu a zlepšování webu a k vyhodnocování návštěvnosti.

   Nezbytné cookies používáme pro správné fungování webu. Analytické, personalizační a marketingové cookies nebo obdobné technologie používáme pouze na základě vašeho předchozího souhlasu. Souhlas můžete kdykoliv změnit nebo odvolat v nastavení cookies na webu. Konkrétní seznam používaných cookies, jejich poskytovatele, účely a dobu platnosti uvádíme v nastavení cookies.

   Připravovaná aplikace HAIRCAMP

   Aplikace HAIRCAMP je ve vývoji. Tato část se uplatní až po jejím spuštění a pouze v rozsahu funkcí, které bude uživatel skutečně používat.

   Pro vytvoření a správu účtu, zobrazení programu, personalizaci obsahu, správu vstupenek, komunikaci, zasílání oznámení a zajištění bezpečného provozu aplikace můžeme zpracovávat registrační a kontaktní údaje, identifikátor účtu a vstupenky, nastavení uživatele, údaje o používaném zařízení, provozní a bezpečnostní záznamy, diagnostické údaje a údaje o používání aplikace.

   Oznámení aplikace budeme zasílat pouze podle nastavení vašeho zařízení a aplikace. Přístup k poloze, fotografiím, fotoaparátu, kontaktům nebo jiným funkcím zařízení bude možný pouze tehdy, pokud to bude vyžadovat konkrétní funkce a pokud k tomu udělíte oprávnění. Udělené oprávnění můžete kdykoliv změnit v nastavení zařízení.

   Před spuštěním aplikace tyto zásady aktualizujeme podle jejích skutečných funkcí, zapojených dodavatelů, analytických nástrojů a konkrétních dob uchování údajů.

4. Fotografie, video a zvukové záznamy z akcí

   Na akcích HAIRCAMP mohou být pořizovány fotografie, videozáznamy, zvukové záznamy nebo živé přenosy za účelem dokumentace akce, zpravodajství, informování veřejnosti a přiměřené propagace HAIRCAMP a jeho dalších akcí.

   Celkové záběry atmosféry, publika, pódia a průběhu akce můžeme pořizovat a používat na základě oprávněného zájmu na dokumentaci a propagaci akce, vždy s přihlédnutím k právům zachycených osob. O pořizování záznamů účastníky informujeme vhodným způsobem, například při registraci, na vstupence, u vstupu nebo označením prostoru.

   U detailních portrétů, individuálních rozhovorů, reklamních výstupů zaměřených na konkrétní osobu nebo jiného použití, u kterého je souhlas vzhledem k povaze záběru potřebný, si vyžádáme odpovídající souhlas nebo uzavřeme smluvní ujednání.

   Pokud si nepřejete být fotografováni nebo natáčeni, sdělte to předem na info@haircamp.cz nebo na místě označenému členovi pořadatelského týmu. Budeme se snažit vašemu požadavku přiměřeně vyhovět. Pokud požadujete odstranění již zveřejněného záběru, pošlete nám odkaz nebo jinou identifikaci záznamu, abychom mohli žádost posoudit.

5. Odkud údaje získáváme

   Údaje získáváme zejména přímo od vás při registraci, nákupu vstupenky, používání webu nebo aplikace, účasti v soutěži, uzavírání spolupráce nebo komunikaci s námi. Údaje můžeme získat také od osoby, která pro vás pořídila vstupenku, od vašeho zaměstnavatele, školy, obchodního partnera, pořadatele spolupracující akce nebo poskytovatele registračního či vstupenkového systému.

6. Komu můžeme údaje zpřístupnit

   Osobní údaje zpřístupňujeme pouze v nezbytném rozsahu. Jejich příjemci mohou být zejména:

   • EXTROVERTS jako organizátor a produkce akcí při jejich organizačním, produkčním, administrativním a marketingovém zajištění;
   • provozovatel registračního nebo vstupenkového systému;
   • poskytovatel platební brány a bankovní instituce; HAIRCAMP standardně nezískává úplné údaje platební karty;
   • provozovatel místa konání, pořadatelská, akreditační nebo bezpečnostní služba;
   • dodavatelé IT, webhostingu, cloudových služeb, e-mailových a komunikačních nástrojů;
   • dodavatelé aplikace, analytiky a technické podpory;
   • fotografové, kameramani, produkční a mediální partneři zajišťující dokumentaci akce;
   • účetní, daňoví a právní poradci, pojišťovna nebo jiní odborní dodavatelé;
   • orgány veřejné moci, pokud předání vyžaduje právní předpis nebo je nezbytné k ochraně práv.

   Partneři, vystavovatelé a sponzoři nezískávají automaticky seznam účastníků. Údaje pro vlastní účely partnera jim předáme pouze tehdy, pokud jste s tím byli předem srozumitelně seznámeni a existuje odpovídající právní důvod, zpravidla váš souhlas.

   Konkrétní poskytovatelé technických a cookie služeb jsou uvedeni v příslušném registračním formuláři, nastavení cookies, podmínkách konkrétní akce nebo aplikaci.

7. Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor

   Někteří dodavatelé technických, cloudových, analytických nebo komunikačních služeb mohou zpracovávat údaje mimo Evropský hospodářský prostor. V takovém případě zajistíme odpovídající právní ochranu, například rozhodnutím Evropské komise o odpovídající ochraně, standardními smluvními doložkami nebo jiným mechanismem stanoveným právními předpisy. Informace o konkrétním mechanismu vám poskytneme na vyžádání.

8. Jak dlouho údaje uchováváme

   Údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro daný účel, zejména:

   • registrační údaje a údaje o vstupenkách po dobu přípravy a konání akce a následně po dobu nutnou k vyřízení požadavků a ochraně právních nároků, zpravidla nejdéle 3 roky;
   • účetní a daňové doklady po dobu stanovenou právními předpisy, obvykle až 10 let;
   • údaje smluvních partnerů po dobu trvání spolupráce a následně po dobu stanovenou právními předpisy nebo nutnou k ochraně práv;
   • komunikaci a běžné dotazy zpravidla 3 roky od uzavření požadavku, není-li důvod pro delší uchování;
   • údaje zpracovávané na základě souhlasu do jeho odvolání nebo do zániku účelu, pro který byl udělen;
   • kontaktní údaje pro obchodní sdělení do odhlášení, vznesení námitky nebo zániku marketingového účelu; nezbytný záznam o odhlášení můžeme uchovat, abychom vám sdělení znovu neposílali;
   • technické a bezpečnostní záznamy po dobu přiměřenou jejich účelu; konkrétní dobu u cookies uvádíme v nastavení cookies a u aplikace ji doplníme před jejím spuštěním;
   • fotografie a audiovizuální záznamy po dobu potřebnou k dokumentaci a přiměřené propagaci akce, zpravidla nejdéle 5 let; vybrané archivní záznamy zachycující historii HAIRCAMP můžeme uchovávat déle, pokud nadále trvá oprávněný zájem a nepřevažují práva zachycených osob.

   Pokud probíhá spor, kontrola nebo jiné řízení, můžeme nezbytné údaje uchovat až do jeho pravomocného skončení a vypořádání souvisejících nároků.

9. Povinné a dobrovolné údaje

   Údaje označené v registračním nebo objednávkovém formuláři jako povinné potřebujeme k uzavření nebo plnění smlouvy, vystavení vstupenky, zajištění vstupu nebo splnění zákonné povinnosti. Bez jejich poskytnutí nemusí být možné registraci nebo službu dokončit. Ostatní údaje poskytujete dobrovolně.

10. Automatizované rozhodování

    Neprovádíme rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, které by pro vás mělo právní nebo obdobně významné účinky. Pokud bychom takovou funkci v budoucnu zavedli, předem vás informujeme o jejím principu, významu a předpokládaných důsledcích.

11. Vaše práva

    Za podmínek stanovených právními předpisy máte právo:

    • získat potvrzení, zda vaše osobní údaje zpracováváme, a požádat o přístup k nim;
    • požadovat opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů;
    • požadovat výmaz osobních údajů;
    • požadovat omezení zpracování;
    • získat údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a případně je předat jinému správci;
    • kdykoliv odvolat souhlas, aniž by tím byla dotčena zákonnost předchozího zpracování;
    • vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu; proti přímému marketingu můžete vznést námitku kdykoliv a bez dalšího posuzování;
    • podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

    Svá práva můžete uplatnit e-mailem na info@haircamp.cz nebo písemně na adrese sídla HAIRCAMP. Před vyřízením žádosti můžeme přiměřeným způsobem ověřit vaši totožnost.

    Dozorovým úřadem je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.

12. Děti a mladiství

    Pokud je zpracování osobních údajů dítěte v souvislosti s nabídkou služby informační společnosti založeno na souhlasu, může v České republice dítě udělit takový souhlas samostatně po dovršení 15 let. U mladšího dítěte je vyžadováno schválení osoby vykonávající rodičovskou odpovědnost.

    Případná věková omezení konkrétní akce, registrace nebo vstupenky mohou být stanovena samostatnými podmínkami akce.

13. Zabezpečení údajů

    Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření odpovídající povaze zpracování a souvisejícím rizikům. Přístup k údajům mají pouze osoby, které je potřebují pro plnění svých pracovních nebo smluvních povinností a jsou vázány mlčenlivostí nebo odpovídajícími smluvními závazky.

14. Změny těchto zásad

    Tyto zásady můžeme průběžně aktualizovat, zejména při změně právních předpisů, zapojení nových dodavatelů, zavedení nových funkcí webu nebo spuštění aplikace HAIRCAMP. Aktuální verze bude vždy dostupná na webových stránkách HAIRCAMP a bude obsahovat datum účinnosti.